ตั้ง OKRs อย่างไร ในวันธุรกิจผันผวน

OKRs คืออะไร ทำไมควรใช้ในวันที่ธุรกิจผันผวน

มาทำความรู้จัก OKRs กับคุณพรทิพย์ กองชุน Co-founder & COO (Chief Operating Officer) แห่ง Jitta – Startup ด้านการเงินและการลงทุนที่น่าจับตามองที่สุดแห่งหนึ่งในไทย ซึ่งพลิกวิกฤติให้เป็นโอกาส ในขณะที่เกิดโรคระบาดโควิด-19 สามารถเปิดตลาดกองทุนที่ลูกค้าสามารถลงทุนได้ทั้งในไทยและต่างประเทศ ทำให้จำนวนการลงทุนของลูกค้าเติบโตขึ้นถึง 2,000% ด้วยการนำเทคนิค OKRs มาปรับใช้จนสร้างความสำเร็จทางธุรกิจได้

OKRs (Objective Key Results) คือ การตั้งเป้าหมายเพื่อวัดผลความสำเร็จ โดยกำหนด Objective หรือ วัตถุประสงค์ที่ต้องการทำให้สำเร็จ และกำหนด Key Results หรือสิ่งที่เป็นผลลัพธ์ที่ต้องการวัด เพื่อให้รู้ว่าเราสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้สำเร็จ

หลายองค์กรหันมาตั้ง OKRs ในการวัดผลแทน KPIs  โดยเฉพาะ Startup ใหม่ๆ เพราะเชื่อว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า

การจะมี OKRs ที่ดีคุณพรทิพย์ได้แนะนำว่า ต้องมีคุณสมบัติที่เรียกว่า FACTS ดังนี้

F = Focus การโฟกัสเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เดียวกัน ร่วมกันในองค์กร อาจจะทำเป็นรายปี หรือรายไตรมาสก็ได้

A = Alignment การสร้างความเชื่อมโยงทั้งองค์กร เพราะองค์กรจะต้องมีการช่วยกันคิด ทั้งแบบแนวตั้งและแนวนอน หรือมีความสอดคล้องกันทั้งกับระดับบนและระหว่างหน่วยงาน ตัวอย่างการเชื่อมโยงแบบแนวตั้ง เช่น การที่ CEO เสนอความเห็น แล้วลูกน้องสามารถให้ความเห็น ร่วมกันคิดได้ ส่วนการเชื่อมโยงแนวนอน เช่น  การทำงานแบบ Cross Function ที่แต่ละแผนกทำงานร่วมกันได้ ไม่แยกกันทำงาน

C = Commitment การตั้งเป้าส่วนตัวให้สอดคล้องกับเป้าหลักขององค์กร เราจะสามารถมีส่วนร่วมและปฏิบัติให้เกิดผลได้อย่างไรบ้าง 

T = Tracking การตั้งเป้าหมายต้องมีการติดตามผล ว่าระหว่างทางมีความคืบหน้า หรือมีปัญหาอะไรที่สามารถร่วมกันแก้ไขได้บ้าง ไม่ต้องรอจนถึง Deadline

S = Stretch การคิดอะไรที่มากไปกว่าความสามารถเดิม เพราะการตั้งเป้าที่ท้าทายจะต้องก้าวไปอีกสักก้าวเหนือจากสิ่งที่เราทำได้ เพื่อให้เข้าใกล้เป้าหมายกว่าเดิม

อะไรคือสัญญาณที่บ่งบอกว่าเราต้องปรับ OKRs แล้ว

1. ตัวเลขยอดซื้อ หรือ ลูกค้าลดลงอย่างเห็นได้ชัดและลดลงต่อเนื่อง
2. ลูกค้ามีทางเลือกอื่นมากขึ้น ลูกค้าค่อยๆ ลดลง
3. ถูกคู่แข่งที่ไม่คิดมาก่อนว่าจะเป็นคู่แข่งแย่งตลาดไป เช่น Super App ลูกค้าจะหายไปทันที

จะปรับใช้ OKRs ในโลกแห่งความผันผวนได้อย่างไร

คุณพรทิพย์ได้กล่าวว่า ก่อนอื่นต้องรู้ว่า OKRs มีความยืดหยุ่นสูง มี Dynamic สูง จึงควรมี OKRs ทั้งรายปีและรายย่อย เพราะการซอยย่อยจะช่วยให้เป้าหมายเล็กลง และเป็นกำลังใจให้เข้าถึงเป้าหมายใหญ่ได้ง่ายขึ้น โดยมาตรฐานแล้ว องค์กรสามารถตั้ง OKRs ย่อยเป็นไตรมาส เมื่อจบไตรมาสแรกแล้วก็ถอดแบบมาเรียนรู้ว่าประสบความสำเร็จไหม ถ้าใช่ก็นำไปปรับใช้กับไตรมาสต่อไป แต่ถ้าไม่ใช่ก็ปรับเปลี่ยนใหม่ แต่บางธุรกิจที่ต้องการความไวในการวัดผล อาจตั้ง OKRs เป็นระยะสั้นรายสัปดาห์ หรือรายเดือนก็ทำได้เช่นกัน ข้อดีอีกอย่างของ OKRs คือ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ สามารถปรับใช้ได้หมด

อุปสรรคเดียวของการใช้ OKRs คือ ปัญหาการขาดการสื่อสารในองค์กร เมื่อบางองค์กรไม่มีความคุ้นเคยกับการทำงานร่วมมือแบบข้ามแผนก

วิธีการแก้ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรเพื่อทำให้บรรลุ OKRs ให้สำเร็จ

1. การสื่อสารต้องเป็นแบบ Over communication ย้ำเป็นระยะ
2. ส่งข้อความเตือนเพื่อป้องกันไม่ให้ลืมสิ่งที่ต้องทำ
3. การสื่อสารไม่ว่าจะผ่านรูปแบบไหน อีเมล หรือ LINE ต้องสั้นกระชับ ใจความสำคัญต้องเก็บ What When Where Why Who How ให้ครบ
4. การสื่อสารต้องชัดเจน โปร่งใส การให้ความเห็นต้องตรงประเด็น ผู้รับความเห็นก็ต้องพร้อมยอมรับและปรับปรุง

เรื่องสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มตั้ง OKRs ในช่วงเวลาผันผวน

1. Readjust ปรับเป้าหมายให้ชัด ต้องมีทั้งการตั้งเป้าแบบระยะยาวและระยะสั้น ส่วนระหว่างทางเป็นการทดลอง  ให้ตั้งสมมติฐานไปเรื่อยๆ เรียนรู้ไปเรื่อยๆ
2. Resilience สามารถปรับเปลี่ยน OKRs ไปตามสถานการณ์ได้
3. Reform มององค์กรแบบเดิมไม่ได้ ต้องหาอะไรมาปรับใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงองค์กร
4. Reimagination การมีจินตนาการสำคัญ คาดการณ์อนาคตไปเรื่อยๆ โดยเฉพาะอนาคตอันไกล

สุดท้ายแล้วคุณพรทิพย์แนะนำว่า การนำ OKRs มาใช้ในองค์กรในยุคที่มีความผันผวนแบบนี้เป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่ง นอกจากจะทำให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว ยังช่วยให้ทุกคนในองค์กรได้เรียนรู้พัฒนาผ่านการทำงานร่วมกันอย่างมีระบบและแบบแผนอีกด้วย