เรื่องเล่า Culture EP.3 – วิธีการสร้าง Culture จากการตั้งกฎที่ชวนตั้งคำถาม

ก่อนที่วัฒนธรรมองค์กรจะถูกกำหนดขึ้นมาเองจากความเคยชินและวิธีปฏิบัติตัวของคนในองค์กร เราสามารถที่จะสร้างวัฒนธรรมที่ดีขึ้นมาได้

วิธีการสร้าง culture ที่แนะนำโดย Ben Horowitz ในหนังสือ What You Do Is Who You Are – How to Create Your Business Culture คือต้องเริ่มจากการสร้างกฎขึ้นมา แต่ไม่ใช่กฎเกณฑ์การทำงานและปฏิบัติตัวในองค์กรทั่วไป มันจำเป็นต้องเป็นกฎที่ตกตะลึงแก่ผู้ปฏิบัติและกับทุกคนที่ได้ยิน กฎที่จะสร้าง culture ขึ้นมาได้อย่างมีประสิทธิภาพต้องมีคุณลักษณะดังนี้

1. ต้องเป็นที่จดจำ
2. ต้องทำให้เกิดคำถามว่า “ทำไม?”
3. ต้องมีโอกาสได้ใช้กฎนี้เกือบทุกวัน
4. และคำตอบของคำถาม “ทำไม” ต้องมีเหตุผลที่ฟังขึ้นและตรงไปตรงมาเข้าใจง่าย

หนึ่งในตัวอย่างที่ถูกเล่าคือเรื่องของทีมอเมริกันฟุตบอล New York Giants ใน NFL ช่วงปี 2004 ถึง 2015 นำโดยหัวหน้าโค้ชในตำนาน Tom Coughlin ผู้บัญญัติกฎอันน่าตกตะลึงและเป็นที่กล่าวขานกันมากในหมู่นักกีฬาทั่วทั้งลีคและสื่อมวลชน กฎที่ว่าก็คือ “ถ้าคุณมาตรงเวลานัด เท่ากับคุณสาย” โค้ชทอมจะเริ่มประชุม 5 นาทีก่อนเวลานัดเสมอและใครที่มาตรงตามเวลานัด จะโดนปรับครั้งละ 1,000 เหรียญ หรือประมาณ 32,000 บาท! งงไหมครับ คนที่มาตรงเวลาโดนทำโทษ คุณต้องมาก่อนเวลาเท่านั้น! กฎนี้ถูกสื่อมวลชนตั้งชื่อให้ว่า “Coughlin Time”

ซึ่งช่วงแรกที่โค้ชทอมใช้กฎนี้ ได้ผลตอบรับที่ไม่ดีจากนักกีฬาในทีม ถึงขั้นที่มีการรวมตัวกันร้องเรียนไปยัง NFL ว่าพวกเขาถูกปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรม พวกเขาถูกปรับครั้งละ 3 หมื่นกว่าบาท เพราะมาก่อนเวลานัด 2-3 นาที เรื่องนี้กลายเป็นข่าวใหญ่ขึ้นมาแต่เมื่อโค้ชทอมโดนสัมภาษณ์ เขาตอบแค่ว่า “ผู้เล่นต้องมาให้ทันเวลานัดหมาย ถ้าพวกเขามาทันก็คือมาทัน ไม่ต้องพูดอะไรมาก ทุกประชุมของพวกเราเริ่ม 5 นาทีก่อนเวลานัดหมายเสมอ”

เมื่อลองกลับไปดูที่ 4 ข้อด้านบน ถามว่ากฎนี้เข้าข่ายทั้ง 4 ข้อไหม? 

ต้องเป็นที่จดจำ – แน่นอน ใครได้ยินว่า “การมาตรงเวลาคือสาย” ทุกคนที่ได้ยินจำได้แน่นอน

ต้องทำให้เกิดคำถามว่า “ทำไม” – ทำไมต้องเริ่มประชุม 5 นาทีก่อนเวลานัดเสมอ? ทำไมไม่ตั้งไม่ตั้งเวลานัดตามที่อยากให้ทุกคนมาเลย เช่น ถ้าอยากให้ทุกคนมา 9.55 ทำไมนัด 10.00 โมง? 

ต้องมีโอกาสได้ใช้กฎนี้เกือบทุกวัน – แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การนัดเวลาซ้อม การนัดรวมตัวก่อนแข่ง และการนัดหมายทุกอย่างของทีม ทุกคนต้องทำตามกฎนี้ทุกวัน

ส่วนคุณลักษณะสุดท้าย คำตอบของคำถามว่าทำไม ทำไมโค้ชทอมถึงออกกฎประหลาด ๆ แบบนี้? หลังจากโค้ชทอมนำทีมมา 11 ปีและคว้าแชมป์ Super Bowl มาได้ถึงสองครั้ง มีหนึ่งในผู้เล่นออกมาอธิบายและตอบคำถามให้อย่างชัดเจนดังนี้

“Coughlin Time” เป็นวิธีที่จะสร้างนิสัยและวินัยในกับนักกีฬาในทีมที่เต็มไปด้วยเหล่าซูเปอร์สตาร์ค่าตัวแพง ๆ มันเป็นวิธีที่จะมั่นใจได้ว่าทุกคนจะใส่ใจกับทุกประชุมและพร้อมที่จะทำงานเมื่อถึงเวลานัดหมาย ซึ่งสุดท้ายแล้วมันเป็นเรื่องที่ดีมากเพราะนิสัยนี้จะติดตัวไปแม้นักกีฬาจะเลิกเล่นไปแล้วและพวกเขากลายเป็นคนที่พร้อมก่อนเวลาเสมอในทุก ๆ สิ่งที่ทำ

อีกตัวอย่างหนึ่งเป็นของ Amazon ซึ่งมีกฎห้ามใช้ PowerPoint (หรือ KeyNote) ในที่ประชุมเด็ดขาด คนที่จะนำเสนองานต้องเตรียมเอกสารอธิบายสิ่งที่ต้องการนำเสนอในรูปแบบเรียงความแล้วแจกจ่ายให้ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมนั่งอ่านกันเงียบ ๆ พร้อมกันช่วงเริ่มต้นของประชุม แล้วเมื่อทุกคนอ่านจบและเข้าใจเนื้อหาในเอกสารแล้วค่อยมาถกกันต่อ

เช่นกัน ลองกลับไปดูที่ 4 ข้อที่ระบุไว้

ต้องเป็นที่จดจำ – คนทำงานที่ต้องเสนองานเป็นประจำ เมื่อได้ยินกฎว่าห้ามใช้ PowerPoint ในที่ประชุมคงเหวอไปพอสมควรและต้องจำได้ขึ้นใจแน่นอน

ต้องทำให้เกิดคำถามว่า “ทำไม” – ทำไมถึงไม่ให้ใช้ PowerPoint? ในเมื่อทุกออฟฟิศในโลกนี้ล้วนใช้กันเป็นเรื่องปกติ

ต้องมีโอกาสได้ใช้กฎนี้เกือบทุกวัน – คนทำงานต้องประชุมและเสนองานบ่อย ๆ อยู่แล้ว

ส่วนคำตอบว่าทำไม มีผู้บริหารของ Amazon อธิบายไว้ดังนี้

ยกตัวอย่างถ้าทีมต้องมาประชุมเพื่อสรุปการกำหนดราคาสินค้าใหม่ที่กำลังจะเปิดตัว ทุกคนต้องเข้าใจเรื่องโครงสร้างของราคา ต้นทุนเท่าไหร่ สัดส่วนเท่าไหร่ที่ยืดหยุ่นได้ ส่วนไหนปรับไม่ได้ ราคาในตลาดอยู่ที่เท่าไหร่ อาจจะมีโมเดลราคาสามแบบให้เลือกซึ่งแต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียที่ต่างกัน เหล่านี้เป็นข้อมูลที่เยอะและซับซ้อนที่จะมานั่งฟังผู้นำเสนอเล่าผ่าน presentation

มีผลวิจัยมากมายที่ระบุว่าคนเราส่วนใหญ่สามารถเรียนรู้ข้อมูลได้เร็วและมีประสิทธิภาพผ่านการอ่านมากกว่าการฟังคนอื่นเล่าหลายเท่า ดังนั้นเมื่อเราต้องการประชุมเพื่อปรึกษาและถกเรื่องที่ซับซ้อนจึงจำเป็นอย่างมากที่ผู้ร่วมประชุมควรต้องเข้าใจเนื้อหาและข้อเท็จจริงก่อนเริ่มสนทนากัน

อีกเรื่องที่สำคัญคือ เมื่อคนที่ต้องการนำเสนอข้อมูลใช้วิธีเขียนเป็นเรียงความ พวกเขาจะสามารถอธิบายรายละเอียดได้ลึกกว่าการเล่าผ่าน presentation เพียงอย่างเดียว และวัฒนธรรมนี้จะต่อยอดไปนอกห้องประชุมทำให้ทุกคนในองค์กรต้องฝึกการสื่อสารผ่านการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพและทุกคนต้องตั้งใจอ่านข้อมูลที่ถูกส่งมาเพื่อทำความเข้าใจเนื้อหาให้ดีก่อนดำเนินการในการทำงานต่อไป

จากตัวอย่างการตั้งกฎของทีม New York Giant และ Amazon นี้ ช่วยสร้างวัฒนธรรมที่ดีให้กับองค์กรได้และสร้างนิสัยที่ติดตัวไปกับพนักงานในบริษัทได้ ลองเอาสองตัวอย่างนี้เป็นไอเดียตั้งต้นเพื่อหากฎที่เหมาะสมกับองค์กรคุณต่อไปนะครับ หวังว่าทุกคนจะเริ่มสร้างวัฒนธรรมที่ดีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและผลประโยชน์กับองค์กรได้นะครับ

เรื่อง : ณรงค์ยศ มหิทธิวาณิชชา Chief Digital Officer & Co-Founder The Flight 19 Agency
ภาพ : สุธาทิพย์ อุปสุข

ติดตามคอนเทนต์ซีรีย์ เรื่องเล่า Culture ทั้งหมดได้ที่นี่

บทความที่คุณอาจสนใจ

• เรื่องเล่า Culture Ep.1 วัฒนธรรมองค์กรคืออะไร ทำไมจึงสำคัญในการทำธุรกิจ
• อนุพงษ์ อัศวโภคิน “อยากเป็นเจ้าของธุรกิจ ต้องเรียนรู้ที่จะเป็น Entrepreneur ในองค์กร”
• หมดยุคแห่งการเพิกเฉย ถึงวันที่ธุรกิจต้องแสดงจุดยืน