Productive ขึ้น เพียงทำงานให้เสร็จวันละ 1 อย่าง

เคยเป็นไหม เวลาเราทำงานในทุก ๆ วัน เมื่อผ่านไป 1 วัน 2 วัน หรือ 1 สัปดาห์ ลองกลับมานึกทบทวนดูอีกทีว่า เอ๊ะ! สัปดาห์หนึ่งผ่านมาฉันทำอะไรไปแล้วบ้างนะ? 

มีหนังสืออยู่เล่มหนึ่งชื่อว่า ‘Make time : how focus on what matters every day’ หนังสือเล่มนี้กล่าวถึงว่าเราจะทำงานอย่างไรให้มันสำเร็จได้ใน 1 วัน เขียนโดย Jake Knapp และ John Zeratsky เจ้าของผลงานหนังสือที่มีชื่อเสียงอย่าง  ‘sprint’ 

โดยแบ่งการทำงานเป็น 3 ขั้นตอน คือ

1. Highlight หาสิ่งที่เราต้องทำให้เสร็จใน 1 วันมา 1 อย่าง
2. Laser โฟกัสให้สิ่งที่เป็น highlight ประสบความสำเร็จ และไม่ว่าจะมีอะไรมารบกวนเราต้องพยายามตัดสิ่งที่มาขัดขวางเราออกให้หมด
3. Reflect ทบทวน ปรับปรุงและพัฒนาต่อว่าต่อไปเราจะทำอย่างไรให้มันดีขึ้นกว่าเดิม

ทั้งหมดนี้คือ 3 ข้อง่าย ๆ ของการทำงานใน 1 วัน แต่วันนี้สิ่งที่เราอยากจะเน้นย้ำคือ highlight ซึ่ง Concept ของมันคือใน 1 วัน เราต้องเขียนว่าเราจะทำอะไรสำหรับวันนี้มาหนึ่ง อย่าง เช่น การโทรติดต่อลูกค้า การประชุมกับเจ้านาย หรืออาจจะไม่ใช่เรื่องงานก็ได้ เช่น การพาครอบครัวไปเที่ยว ไปกินข้าวกับเพื่อน เป็นต้น ดังนั้น highlight คือสิ่งที่เราเห็นว่าสำคัญและเราควรทำ

highlight เป็นสิ่งที่เราควรกำหนดทุกวัน และพยายามทำให้สำเร็จ ถ้าระหว่างวันมีอะไรมารบกวน เราต้องจัดการยังไงก็ได้ให้เราสามารถทำ highlight ที่เราตั้งไว้ให้สำเร็จ 

การที่เราทำ highlight ให้เสร็จได้ในทุก ๆ วัน พอครบ 1 สัปดาห์ เราก็จะได้มาทบทวนว่าใน 1 สัปดาห์นี้ ฉันได้ทำหลายสิ่งหลายอย่างสำเร็จเหมือนกันนะ

ดังนั้น highlight ไม่จำเป็นต้องเป็นอะไรที่ใหญ่โต เช่น ฉันจะฝึกเรียนภาษาสเปน ซึ่งเป็นอะไรที่กว้างมาก ยากต่อการทำใน 1 วัน เราควรทำให้มันแคบลงเป็น การโทรศัพท์หาโรงเรียนที่สอนภาษาสเปน หรือการท่องศัพท์ภาษาสเปนให้ได้ 10 คำ เป็นต้น

การที่เรามี highlight จะสามารถทำให้เราทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้อย่างแน่นอน 

การตั้ง highlight จะตั้งในช่วงกลางคืนหรือในช่วงเช้าก็ได้ แต่ถ้าเรามีงานหลายอย่างให้ทำไม่รู้จะทำอะไรก่อนดี มีอีกเทคนิคหนึ่งที่จะช่วยได้ คือ Berner list

วิธีการทำ Berner list

1. นำกระดาษ A4 มาพับครึ่งตามแนวตั้ง แล้วคลี่ออกมา เราจะได้กระดาษ A4 จะมีลักษณะแบบ 2 คอลัมน์

2. ด้านซ้ายบนเขาเรียกว่า front berner ให้เขียน project ที่สำคัญที่สุด เป็น first priority ของเรา เช่น การเขียนหนังสือ แล้วในการเขียนหนังสือนี้ต้องทำอะไรบ้าง เราก็ต้องลิสต์ลงมาด้านล่าง เช่น เขียนโครงเรื่อง เริ่มเขียนบทที่หนึ่ง ทบทวน rewrite บทที่ 1 อีกรอบ เป็นต้น

3. ด้านซ้ายล่างเขาเรียกว่า counter space เว้นไว้ ไม่ต้องเขียนอะไรเลย เผื่อว่ามีงานจาก project แรกมาเพิ่มอีกค่อยใส่เข้าไป

4. ด้านขวาบนให้เขียน second most important project คือ project ที่สำคัญเป็นลำดับที่สอง

5. ด้านขวาล่าง คือ สิ่งอื่น ๆ ที่ต้องทำ

ทีนี้เราได้สิ่งที่สำคัญที่สุดอยู่ซ้ายบน สิ่งที่สำคัญรองลงมาอยู่ขวาบน และสิ่งที่ต้องทำอื่นๆ ก็จะลิสต์ลงมาด้านล่าง เราก็นำเอาสิ่งที่เราลิสต์ลงมานี้ มาเป็น highlight ของแต่ละวัน

แล้วจะเกิดอะไรขึ้นถ้าเราทำ highlight ใน 1 วันไม่เสร็จเพราะมันอาจจะยาวและใช้เวลานาน เราก็สามารถนำมาเป็น highlight ของวันต่อมาได้

ซึ่งจริง ๆ แล้ว highlight ไม่จำเป็นต้องมีกฎอะไรให้ดูยากขนาดนั้น เพราะหัวใจสำคัญของมันคือ การบอกกับตัวเราเองว่าวันนี้เราจะทำงานอะไรให้เสร็จเป็นชิ้น ๆ เราไม่ควรปล่อยให้หนึ่งวันของเราหายไปกับสิ่งที่ทำให้เราเสียเวลา การกำหนด highlight จะบอกตัวเราว่าวันนี้เราจะต้องทำงานให้เสร็จสัก 1 อย่างเป็นอย่างน้อย

ลองกำหนด highlight ให้ตัวเองดู แล้วเราจะพบว่าเวลาที่ผ่านไปมันไม่ได้หายไปแบบเปล่าประโยชน์เลย

Photo by Chase Clark 

ฟัง EP. นี้ได้ที่: Spotify, PodBean

เรียบเรียงโดย ภัทราวดี ศรีชัย นักศึกษาเอกฟิล์มที่มักจะมองทุกเรื่องในชีวิตให้เป็นเรื่องตลก