การประชุมเป็นสิ่งหนึ่งที่คนหลายคนต้องพบเจอ ไม่ว่าจะประชุมในออฟฟิศหรือข้างนอก แม้ว่าแต่ละครั้งอาจจะใช้เวลาเพียงไม่นาน แต่หากไม่ได้กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน ก็ทำให้เสียเวลาได้เช่นกัน ไม่เพียงแต่เวลาของเราคนเดียว ยังรวมไปถึงเวลาของทุกคนที่เข้าร่วมประชุมอีกด้วย ดังนั้น ในการประชุมแต่ละครั้งคุณควรจะต้องรู้ 5 ข้อนี้ก่อน ว่ามีครบหรือไม่ หากไม่ครบ อย่าเพิ่งรับนัด
1. ต้องรู้ว่าประชุมนี้ของงานไหน
บางครั้งบริษัทของคุณดูแลลูกค้าคนเดียวหลากหลายด้าน เช่น อาจมีทั้งเว็บไซต์ อีเวนท์ ดังนั้น ต้องรู้ว่าการประชุมครั้งนี้เป็นงานส่วนไหน เพื่อที่จะรู้ว่าใครต้องเข้าประชุมบ้าง
2. ประชุมครั้งนี้มีวัตถุประสงค์อะไร
โดยจะแบ่งวัตถุประสงค์ของการประชุมออกเป็น 4 อย่าง ดังนี้
- เพื่อชี้แจงข้อมูล หรือเพื่อแนะนำตัว ทำความรู้จักกันว่าทำอะไร รับงานแบบไหน การประชุมลักษณะนี้จะเป็นการสื่อสารทางเดียว (One-way Communication) คือ มีฝ่ายหนึ่งเตรียมข้อมูลมา ส่วนอีกฝ่ายเตรียมมาฟังข้อมูล และอาจจะเตรียมคำถามมาเผื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมด้วย
- เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล เป็นการประชุมแบบที่มีหลายฝ่ายหรือหลายบริษัทมาแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน เช่น มีบริษัทอยากมาร่วมอีเวนท์ 4 แห่ง แห่งหนึ่งถนัดแสง แห่งหนึ่งถนัดเสียง ฯลฯ แต่ละบริษัทก็จะทำข้อมูลมาแลกเปลี่ยนกันว่าใครถนัดเรื่องใด และจะช่วยเหลือกันอย่างไรได้บ้าง
- เพื่อตัดสินใจอะไรบางอย่าง เป็นการประชุมแบบมีประเด็นปัญหาขึ้นมาสักอย่าง และต้องการข้อสรุปเพื่อทำอะไรบางอย่างต่อไป
- เพื่อ Brainstorm Idea คล้ายเพื่อตัดสินใจ แต่ลักษณะของการ Brainstorm จะไม่ได้คาดหวังว่าจะได้คำตอบสำหรับขั้นต่อไปชัดเจน แต่อาจจะได้ไอเดียเพื่อตอบคำถามในอนาคตได้
3. รู้ Agenda ในการประชุม
เป็นสิ่งที่ต้องรู้ถัดจากวัตถุประสงค์การประชุม Agenda ที่บอกว่าจะคุยกันเรื่องอะไร มีหัวข้ออะไรบ้าง จะช่วยประเมินเวลาที่ใช้ในการประชุมได้ สมมติบอกว่า มีหัวข้อในการประชุม 3 เรื่อง ก็อาจจะสามารถคำนวณได้คร่าวๆ ว่า จะใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ นอกจากนี้ยังทำให้ผู้ประชุมสามารถประเมินได้ด้วยว่าจะมีใครมาเข้าประชุมบ้าง และต้องเตรียมข้อมูลหรือคำถามอะไรเพิ่มเติม
4. รู้สถานที่ที่แน่นอน
บางบริษัทมีหลายสาขา หลายสำนักงาน การรู้สถานที่ประชุมที่แน่นอนจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก เช่น การประชุมจัดขึ้นที่ไหน ชั้นไหน ห้องอะไร ไปจนถึงต้องติดต่อใครเพื่อเข้าอาคารหรือเข้าห้องประชุม
5. Confirm Meeting ล่วงหน้าทุกครั้ง
บางครั้งอาจมีเหตุฉุกเฉินที่ทำให้ต้องเลื่อนการประชุม เช่น เกิดอุบัติเหตุ ป่วย โดนเรียกตัวกะทันหัน ซึ่งหากคุณไม่รู้คุณก็จะไปเสียเที่ยว ดังนั้น ควรยืนยันนัดประชุมล่วงหน้าทุกครั้งอย่างน้อยครึ่งหรือหนึ่งวันก่อนการประชุม นอกจากจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะมีการประชุมเกิดขึ้นแล้ว ยังช่วยให้คุณรู้ว่าจะมีประชุมอะไรบ้างใน 1 สัปดาห์ ต้องเตรียมตัวอย่างไร และต้องยืนยันล่วงหน้าในวันไหน เป็นการเตรียมความพร้อมตัวเองไปในตัว
ความจริงหากมีไม่ครบทั้ง 5 ข้อนี้ อาจหมายถึงการประชุมนั้นไม่จำเป็นต้องไปเจอหน้ากันก็ได้ สามารถใช้ Conference Call, Voice Call หรือเทคโนโลยีอื่น ๆ เข้ามาช่วย เพื่อไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเพื่อไปประชุมโดยที่ไม่รู้ว่าจะเกิดประโยชน์อะไรก็ได้เช่นกัน ก่อนการประชุมในครั้งต่อไป ลองนำ Check List 5 ข้อนี้ ไปใช้ได้นะคะ
ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย
เรียบเรียงโดย: รมิตา ตั้งกุลบริบูรณ์
นักศึกษาจบใหม่จากคณะวารสารฯ ที่ยังคงเชื่อว่าสิ่งพิมพ์ไม่ใช่สื่อแต่คือ Content อยู่ระหว่างใช้ชีวิต Freelance กับกระเป๋าที่เริ่มจะแบน ตอนนี้ยังไม่คิดเรื่องแฟนเพราะแม้แต่เพื่อนก็ยังขาดแคลน
บทความที่เราแนะนำ