เลือกให้เหมาะ Chat Email Call Meeting

การสื่อสารที่ล้มเหลว เพราะเลือกรูปแบบไม่เหมาะสม

ปัจจุบันรูปแบบในการสื่อสารมีหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นการแชท การส่งอีเมล การโทร หรือการเดินทางไปเจอ ซึ่งการสื่อสารที่ล้มเหลว อาจเป็นผลมาจากการเลือกใช้รูปแบบในการสื่อสารไม่เหมาะสม เพราะฉะนั้นลองมาเลือกกันใหม่ สื่อสารวิธีการแบบไหนถึงจะเหมาะสมกับสิ่งที่เรากำลังจะพูด

การแชท

การแชทเหมาะกับการเตือนการประชุม หรือ เตือนความจำในแบบสั้น ๆ เนื่องจากเป็นการสื่อสารที่ทำได้ง่ายและรวดเร็ว แต่บางครั้งอาจทำให้เราตามเรื่องที่กำลังคุยไม่ทัน จากการที่มีคู่สนทนาเป็นจำนวนมาก นอกจากนี้โปรแกรมแชทส่วนใหญ่มักกำหนดเวลาหมดอายุในการดาวน์โหลดไฟล์ ซึ่งทำให้เราไม่สามารถดูไฟล์ที่ส่งผ่านแชทย้อนหลังได้

ในการแชทควรใช้รูปภาพและไอดีระบุตัวตนให้เหมาะสมกับการติดต่องานเพื่อแสดงถึงความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพ ซึ่งความรวดเร็วของการแชทอาจทำทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารได้เนื่องจากคู่สนทนาสามารถตีความข้อความได้หลายรูปแบบ

อีเมล

ไม่ว่าเทคโนโลยีจะก้าวหน้าเพียงไร แต่การสื่อสารประเภทอีเมลก็ยังคงเป็นสิ่งที่ยังคงอยู่เสมอ การส่งอีเมลเหมาะกับการสื่อสารที่เป็นทางการ คล้ายกับการเขียนจดหมายที่สามารถระบุรายละเอียดในการคุยได้อย่างชัดเจน ซึ่งในการตอบกลับอีเมล คู่สนทนาจะมีเวลาในการคิดและเลือกใช้คำ

นอกจากนี้ อีเมลยังสามารถส่งไฟล์ให้กับคู่สทนาได้และไฟล์ที่ส่งไม่มีวันหมดอายุหรือหายไป คล้ายกับการเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้ม แต่ในการแนบไฟล์ในอีเมลบางครั้ง ข้อจำกัดในการแนบไฟล์ของผู้ส่งและผู้รับอาจไม่เท่ากัน เช่น ผู้ส่งไม่มีข้อจำกัดในการแนบไฟล์ แต่ทางผู้รับมีข้อจำกัดรับได้แค่ 50 MB ทำให้บางครั้งต้องใช้ทางอื่น ๆ เข้ามาช่วยในการส่งไฟล์

การโทร

1. Voice Call

การสื่อสารประเภทนี้ทำให้รับรู้อารมณ์ของคู่สนทนาได้ผ่านน้ำเสียง ไม่ต้องกังวลว่าจะเกิดความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารเหมือนกับอีเมลหรือแชท สามารถโต้ตอบได้อย่างว่องไว แต่การสื่อสารประเภทนี้อาจไม่เหมาะกับการอธิบายขั้นตอนที่ซับซ้อน เพราะอาจทำให้คู่สนทนานึกภาพตามไม่ทัน ซึ่งเราอาจใช้การสื่อสารประเภทเข้าอื่น ๆ เข้ามาช่วยได้ เช่น การเปิดไฟล์ไปพร้อมกับการโทรคุย เป็นต้น

2. Video Call

ถ้าหาก Voice Call ไม่มีประสิทธิภาพมากพอ เราสามารถเลือกใช้ Video Call ในการสื่อสารแทนได้ แต่ในบางครั้งการสื่อสารประเภทนี้ก็มีข้อจำกัดในเรื่องของสัญญาณอินเทอร์เน็ต ที่อาจทำให้ภาพหรือเสียงดีเลย์และนอกจากเรื่องของสัญญาณ ความไม่เชี่ยวชาญในการใช้งานโปรแกรมหรือการมีคนเดินไปมาระหว่างที่ทำการสื่อสาร อาจทำให้การสื่อสารไม่เข้าที่เข้าทางอย่างที่ควรจะเป็น

การนัดเจอ

แม้ว่า Video Call จะทำให้เราสื่อสารกับคู่สนทนาได้อย่างเต็มรูปแบบ แต่บางอย่างก็เป็นสิ่งที่ไม่สามารถส่งถึงคู่สนทนาผ่าน Video Call ได้ เช่น กลิ่นหรือสัมผัส ดังนั้นการเจอกันจึงยังเป็นเรื่องที่จำเป็น ซึ่งในการเจอกันนั้นจะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและปิดประเด็นต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ในการไปเจอกันแต่ละครั้งจะใช้เวลาในการเดินทางเป็นจำนวนมาก

ในการสื่อสารหนึ่งครั้ง เราอาจใช้รูปแบบการสื่อสารได้มากกว่าหนึ่งประเภท ดังนั้นเราควรเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับการสื่อสาร จะทำให้การสื่อสารในทุกๆครั้งมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ภาพจาก it’s me neosiam

ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย