3 วิธีสร้างทีมให้มีความยืดหยุ่นท่ามกลางวิกฤติ

คำถามที่ Gullup บริษัทผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารคนในองค์กรระดับโลก เคยตั้งไว้เมื่อปลายปี 2021 ที่ผ่านมาคือ “ผู้จัดการจะจัดการการมีส่วนร่วมในทีมและความเป็นอยู่ของคนในทีมได้อย่างไร เมื่อพวกเขาเองกลับกำลังรู้สึกหมดแรง” 

การสร้างวัฒนธรรมความยืดหยุ่นให้เกิดขึ้นภายในทีมจึงเป็นเรื่องท้าทาย ท่ามกลางวิกฤติต่างๆ ในโลกในปัจจุบันนี้ และยังไม่มีมีสูตรสำเร็จเพื่อจัดการเรื่องดังกล่าว 

แต่จากข้อมูลจากบริษัททั่วโลกกว่า 272 แห่ง ทำให้สามารถวิเคราะห์ออกมาเป็น 3 วิธีปฏิบัติที่นำไปใช้ได้ง่ายๆ ในการช่วยสร้างทีมให้มีความยืดหยุ่นแบบเห็นผลได้ชัด ทั้งยังให้พวกเขาปรับกระบวนการคิด จุดไฟในการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้นได้

ทีมที่มีความยืดหยุ่นเข้าใจว่า “การร่วมมือกัน” ไม่เท่ากับ “การประชุม”

ตอนนี้ทุกคนเรียนรู้แล้วว่าเราไม่ควรจะประชุมมากเกินไป แบบสำรวจเมื่อเมษายนปี 2021 จากพนักงานกว่าพันคนพบว่า การประชุมของพวกเขาเพิ่มขึ้น 69% หลังจากต้อง WFH โดยที่ 56% ระบุว่าตารางที่แน่นเกินไปแบบนี้ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานแย่ลง มีการประมาณการณ์ด้วยว่า การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพนี้ทำให้เกิดความเสียหายกว่า 283,000 ล้านดอลลาร์สหรัฐ

ปัญหาที่แท้จริงคือ ความเชื่อผิดๆ ว่าการร่วมมือกันเริ่มต้นจากการประชุมร่วมกันเท่านั้น เพราะความจริง คือ ทีมที่มีความยืดหยุ่นเข้าใจว่าการทำงานแยกกันเป็นส่วนๆ ต่างหากที่มีผลต่อความร่วมมืออันมีประสิทธิภาพ อันที่จริง การทำงานแยกกันช่วยลดการประชุมได้ถึง 30% นอกจากนี้ยังช่วยให้การตัดสินใจเฉียบคมมากขึ้น เพราะแต่ละคนมีเวลาและพื้นที่ในการไตร่ตรองให้ถี่ถ้วน และมีส่วนร่วมในการทำงานมากกว่าการประชุมร่วมกันแล้วมีคนใดคนหนึ่งยึดพื้นที่ในการประชุมแสดงความเห็นแต่เพียงฝ่ายเดียว  

ลองใช้เครื่องมือออนไลน์ให้เป็นประโยชน์อย่าง Google Docs หรือ MURAL ในการเริ่มโปรเจคใหม่ๆ หรือ แม้กระทั่งการทำงานโปรเจคเดิมจะช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพในการทำงานแบบต่างฝ่ายต่างรับผิดชอบการทำงานของตัวเองได้อย่างเต็มที่

ตัวอย่างการทำงานที่เห็นได้ชัดมาจาก Gil West อดีตเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการของสายการบิน Delta ที่ย้ายมาทำงานให้กับ Cruise ของ GM ในช่วงต้นปี 2021 จากที่เขาเคยต้องพยายามประชุมทุกฝ่ายเพื่อหารือร่วมกัน เปลี่ยนมาทำงานแยกกัน แต่แชร์ความเห็นและการทำงานผ่านทาง Google Docs กลายเป็นว่าทีมสามารถหารือปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมเยอะ

การทำงานแบบนี้จะช่วยให้คนในทีมรู้สึกมีส่วนร่วมมากกว่าการประชุมแบบเจอหน้า เปิดโอกาสให้คนประเภท Introvert กล้าแสดงความคิดเห็นมากกว่าเดิม เพราะการจะต้องทนนั่งอยู่ในการประชุมที่ความเห็นของตัวเองไม่ได้ถูกรับฟังรังแต่จะทำให้ทีมงานรู้สึกหมดกำลังใจไปเรื่อยๆ 

ทีมที่มีความยืดหยุ่นสร้างความสัมพันธ์ที่ใส่ใจ และสนับสนุนซึ่งกันและกัน

ความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพเกิดจากความใส่ใจและผูกสัมพันธ์อย่างจริงใจ เพราะความตรงไปตรงมา ความโปร่งใส และ การกล้าเสี่ยงเพื่อกันและกันเป็นมาตรวัดความสัมพันธ์ที่แข็งแรง คุณไม่มีวันสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพได้ถ้าไม่รู้ว่าแต่ละคนในทีมคิดอะไรกันอยู่

2 คำถามที่ผู้บริหารของ CVS มักถามคนในทีมเป็นประจำคือ

• ตอนนี้ปัญหาส่วนตัวของคุณคืออะไร
• ตอนนี้ปัญหาการทำงานของคุณคืออะไร

การใส่ใจทั้งเรื่องการทำงานและเรื่องส่วนตัวของทีมเป็นประจำจะช่วยให้ทีมงานรู้ว่าพวกเขามีทีมงานที่เข้าใจปัญหาที่พวกเขากำลังเผชิญอยู่

ทีมที่มีความยืดหยุ่นรู้สึกรับผิดชอบร่วมกันในการช่วยกันเพิ่มพลังกายและใจ

สิ่งที่จะสร้างทีมที่ดีที่สุดได้ คือ การรู้สึกรับผิดชอบร่วมกันในทีม โดยเปลี่ยนจาก “ทุกคนมีปัญหาส่วนตัวของตัวเองมากพออยู่แล้ว ฉันไม่อยากเพิ่มภาระให้พวกเขาอีก” ไปเป็น “นี่คือความรับผิดชอบร่วมกันที่ทุกคนช่วยกันฟันฝ่าเรื่องท้าทายต่างๆ ในชีวิต ด้วยการเพิ่มพลังให้กันและกัน” 

จากการสำรวจพบว่ามีเพียง 14% ของผู้ตอบแบบสอบถามที่บอกว่าทีมของตัวเองมีความรู้สึกรับผิดชอบร่วมกันที่จะช่วยเพิ่มพลังกายและใจของกันและกัน เพราะทีมส่วนมากมองว่า “ความยืดหยุ่นเป็นเรื่องส่วนบุคคล” 

หนึ่งในวิธีที่จะช่วยตรวจสอบสุขภาพกายและใจของคนในทีมได้ คือ การตรวจสอบพลังงาน (Energy Check-in) ทุกๆ สองสัปดาห์ หรือเดือนละครั้ง แต่ห้ามน้อยกว่าเดือนละครั้ง ให้ทุกคนในทีมได้บอกพลังงานที่ตัวเองมีจากระดับ 1-5 โดยที่ 1 คือพลังงานต่ำสุดๆ และ 5 คือมีพลังเหลือล้น หากคนในทีมบอกว่าพลังลดต่ำกว่า 2 คนในทีมที่เหลือควรจะให้ความใส่ใจ เช่น บางคนอาจจะกำลังเจอปัญหาส่วนตัว คนที่เหลือในทีมก็อาจจะช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ในการทำงานเพื่อให้เขาได้โฟกัสแก้ปัญหาที่เผชิญ ในขณะเดียวกันก็อาจจะเป็นที่พึ่งทางใจให้เขาได้ด้วย 

การผลัดกันดูแลสุขภาวะทางกายและใจเป็นการย้ำเตือนพวกเราว่าเราเป็นมนุษย์และนั่นอาจเป็นสิ่งที่หายไปเมื่อเราทำงานกันผ่านหน้าจอมากขึ้น ยิ่งมีการตรวจสอบพลังงานกันเป็นระยะๆ เป็นการสร้างบรรทัดฐานที่จับต้องได้ในการวางแผนการประชุมในครั้งต่อๆ ไป 

หลังจากผ่านวิกฤติกันมาจนเข้าสู่ปีที่ 3 แล้ว ถึงเวลาที่องค์กรควรจะต้องเรียนรู้และปรับตัวกับการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ หากผู้จัดการลองใช้ 3 วิธีปฏิบัติง่ายๆ นี้จะสามารถสร้างทีมงานให้แข็งแกร่งและมีความยืดหยุ่นท่ามกลางสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนแบบนี้โดยที่ตัวเองก็ไม่หมดแรงได้อย่างแน่นอน

ที่มาของข้อมูล –  3 Practices That Set Resilient Teams Apart