5 ปัจจัย ช่วยให้ Hybrid Work เวิร์คจริงๆ

คุณรู้หรือไม่ว่า ในช่วงกุมภาพันธ์ปี 2020 ถึง กุมภาพันธ์ปี 2021 การต้องทำงานที่บ้านทำให้มีการประชุมออนไลน์เพิ่มขึ้น 153% และอีเมลที่ต้องอ่านรวมกันเพิ่มขึ้นถึง 4 หมื่นล้านฉบับในชั่วข้ามปี 

สิ่งหนึ่งที่แน่นอนหลังจากผ่านการทำงานที่บ้านมา 2 ปี คือ คุณไม่ใช่คนเดิมที่เข้าทำงานที่ออฟฟิศในช่วงต้นปี 2020 อีกต่อไป ความคิดของคนทำงานต่างไปจากเดิมแบบหน้ามือเป็นหลังมือ ทิ้งคำถามให้หัวหน้าหรือผู้นำในองค์กรว่า “ออฟฟิศยังจำเป็นอยู่ไหม” 

ข้อมูลจาก Microsoft Trend Index ปี 2022 ซึ่งทำการสำรวจจากคนทำงานกว่า 31,000 คน จาก 31 ประเทศพบข้อเท็จจริง 5 ด้านเกี่ยวกับเทรนด์การทำงานที่หัวหน้าและผู้นำในองค์กรต้องรู้ 

พนักงานใส่ “ความคุ้มค่า” ลงไปในสมการใหม่ด้วย 

เมื่อคนมากกว่า 53% เลือกที่จะให้ความสำคัญกับสุขภาพและสุขภาวะมากกว่าการทำงาน ส่วนคนรุ่น Millennial และ Gen Z กว่า 52% มีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนงานภายในปีนี้ นั่นแปลว่า ทิศทางของแรงงานยังอยู่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน เพราะคนที่ทำงาน Remote ก็ตัดสินใจที่จะเปลี่ยนมาทำงานแบบ Hybrid ส่วนคนที่ทำแบบ Hybrid อยู่แล้วก็ตัดสินใจที่จะเปลี่ยนเป็นทำงานแบบ Remote โดยคนส่วนใหญ่ที่คิดจะย้ายที่ทำงานหรือเปลี่ยนสถานที่ทำงานไปเลย เช่นย้ายจังหวัดหรือย้ายประเทศ จะเป็นคน Millennial และ Gen Z 

หัวหน้าหรือผู้นำจะต้องเรียนรู้ที่จะสร้าง “ความยืดหยุ่น” ในการทำงานให้มากขึ้น เพื่อดึงดูดความสนใจของพนักงานทั้งคนเก่าและคนใหม่ การให้ความสำคัญกับสุขภาวะของทีมงานก็เช่นกัน จะช่วยสร้างการเติบโตขององค์กรแบบยั่งยืนได้

ผู้จัดการรู้สึกว่าตัวเองอยู่ตรงกลางระหว่างการเป็นผู้นำและความคาดหวังของทีมงาน

ที่น่าแปลกใจก็คือ ผู้จัดการมากกว่า 74% เห็นว่าตนเองไม่มีอิทธิพลหรือเครื่องมือในการสร้างความเปลี่ยนแปลงให้ทีมงาน ส่วนอีก 54% เชื่อว่าทีมงานสัมผัสไม่ได้ถึงภาวะความเป็นผู้นำ และนี่คือสาเหตุที่ทำให้ผู้นำมากกว่าครึ่งวางแผนแล้วว่าจะให้ทีมงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศแบบ 100% ภายในปีหน้า ซึ่งถือว่าย้อนแย้งกับความต้องการ “ความยืดหยุ่น” ของพนักงานอย่างเห็นได้ชัด

แต่ก่อนคนที่อยู่ในตำแหน่งผู้จัดการเป็นเสมือนสะพานเชื่อมระหว่างองค์กรและพนักงาน เมื่อต้องทำงานที่บ้านทำให้พวกเขาสูญเสียคุณค่าในตัวเองไป แต่ในทางกลับกันผู้จัดการเองนี่แหละที่เป็นผู้ถือกุญแจดอกสำคัญในการทำงานแบบ Hybrid ให้ได้ผล หากองค์กรเสริมเครื่องมือหรือทรัพยากร มีการเทรนนิ่งให้กับผู้จัดการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงไม่ว่าจะเป็นแบบ Digital Transformation หรือ ด้านการทำงาน ในขณะที่นโยบายอาจจะถูกผลักดันโดยผู้นำองค์กร แต่การให้อำนาจในการตัดสินใจในฐานะตัวแทนของพนักงานควรเป็นหน้าที่ของผู้จัดการ 

ผู้นำต้องทำให้ออฟฟิศกลายเป็นสถานที่ที่คู่ควรแก่การเดินทางมา

38% ของทีมงานแบบ Hybrid ต้องการคำตอบว่าทำไมและเมื่อไรที่ต้องเดินทางมาออฟฟิศ ในขณะที่มีผู้นำเพียงแค่ 28% ที่สร้างข้อตกลงเป็นเรื่องเป็นราวว่าทีมงานต้องเดินทางมาที่ออฟฟิศทำไมและเมื่อไร และปัญหาคือ ไม่มียาใดแก้ได้ทุกโรค การเข้าทำงานที่ออฟฟิศก็เช่นกัน

วิธีแก้คือผู้นำจะต้องกำหนดชัดเจนว่า ทำไม เมื่อไรที่ต้องเข้าออฟฟิศและ ถ้าต้องเข้า เข้าออฟฟิศอย่างไรบ้าง สิ่งเหล่านี้หมายความว่าผู้นำจะต้องอธิบายถึงจุดประสงค์ในการร่วมมือกันหรือทำงานร่วมกันแบบเจอหน้า สร้างข้อตกลงภายในทีมว่าจะเจอกันที่ออฟฟิศเมื่อไร และมีการกำหนดมารยาทในการทำงานแบบ Hybrid เพราะหลายคนยังบ่นเรื่องรู้สึกไม่มีตัวตนในการประชุมออนไลน์เท่าไรนัก

การทำงานแบบยืดหยุ่นไม่แปลว่าต้อง “สแตนบาย” ตลอดเวลา

ข้อมูลจาก Microsoft ระบุว่าการประชุมผ่าน “Teams” (โปรแกรมในการประชุมออนไลน์ของ Microsoft) เพิ่มขึ้นจากกุมภาพันธ์ปี 2020 ถึง 252% ถึงแม้จะมีการทำงานแบบยืดหยุ่นมากขึ้น คนเลือกเวลาทำงานของตัวเองได้ แต่ Digital Overload (ภาวะที่ข้อมูลมากเกินไปจนส่งผลกระทบในเชิงลบต่อการตัดสินใจ และวิเคราะห์ข้อมูล) ยังเป็นเรื่องสุ่มเสี่ยง เมื่อกลายเป็นคนทำงานกันมากกว่าชั่วโมงทำงานปกติ 

การจะทำให้การทำงานแบบยืดหยุ่นยั่งยืนได้มากขึ้น ต้องควบคุมเรื่องของการประชุมไม่ให้มีมากเกินไป อย่าปล่อยให้การประชุมติดต่อกันหลายประชุมจนหมดพลัง การติดต่อสื่อสารต้องมีการระบุร่วมกันในองค์กรอย่างชัดเจนไปเลยว่า เรื่องใดต้องติดต่อผ่านทางอีเมล เรื่องใดสามารถคุยผ่านทางข้อความแชทได้ เรื่องไหนสำคัญถึงขั้นรบกวนเวลาส่วนตัวได้บ้าง (ซึ่งต้องน้อยและสำคัญมากจริงๆ) ส่วนคนที่ต้องทำงานคนละโซนเวลากัน ก็ให้ส่งเอกสารให้เขาล่วงหน้า และให้เขาได้ร่วมประชุมผ่านการอัดวิดีโอแทนการประชุมสด 

การสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานเปลี่ยนไปเมื่อทำงานแบบ Hybrid

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการทำงานแบบ Hybrid หรือ Remote ทำให้ระยะห่างความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานเพิ่มมากขึ้น ผลสำรวจของ Microsoft พบว่ามีคนเพียงครึ่งนึงของคนที่ทำงานแบบ Remote ที่ยังรู้สึกถึงความพยายามในการรักษาความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานที่ทำงานด้วยกันโดยตรง และมีเพียงไม่กี่คนที่สนิทสนมกับเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้ทำงานร่วมกันโดยตรงเลย เมื่อคนในทีมมีความไว้วางใจซึ่งกันและกัน (อันมาจากต้นทุนทางสังคม หรือ Social Capital) พวกเขาจะยอมเสี่ยงเพื่อกันและกัน รวมถึงสร้างนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ได้ดียิ่งขึ้น โดยข้อมูลจาก LinkedIn พบว่าพนักงานที่มีการปรับเปลี่ยนตำแหน่งภายในองค์กรเดียวกันบ่อยๆ รู้จักคนในองค์กรเยอะและหลากหลาย มีแนวโน้มที่จะยังอยู่กับองค์กรมากกว่าคนที่ไม่ปรับเปลี่ยนเลยถึงเท่าตัว 

ผู้นำไม่ควรมองว่าการกลับมาทำงานที่ออฟฟิศเป็นการสร้างต้นทุนทางสังคมใหม่ แต่ควรจะให้ความสำคัญกับการสร้างความสัมพันธ์ภายในองค์กรเป็นอันดับแรก ทำให้ทุกคนรับรู้ว่าคนที่ทำงานแบบ Remote หรือคนที่มาใหม่ต้องการการสนับสนุนเป็นจำนวนมาก ผู้จัดการต้องทำหน้าที่เชื่อมความสัมพันธ์ภายในทีมและช่วยให้พวกเขาขยายวงสังคมการทำงานให้กว้างขึ้นด้วย 

ดังนั้นการจะสร้างให้การทำงานแบบ Hybrid ได้ผลนั้น หลักๆ แล้วองค์กรจะต้องมี “วัฒนธรรม” ที่ชัดเจนและมี “ความยืดหยุ่น” นำ เมื่อทำให้ทุกคนในองค์กรเห็นความสำคัญของออฟฟิศไปพร้อมๆ กับความรู้สึกที่ตัวเองได้อิสระได้แล้ว หัวหน้า หรือ ผู้นำองค์กรเองก็จะไม่เกิดคำถามที่ว่า “ออฟฟิศยังจำเป็นอยู่ไหม” อีกต่อไป 

ที่มาของข้อมูล

• Hybrid Work & Long Working Hours – Do They Have To Go Together
• Great Expectations: Making Hybrid Work Work